Jak zrobić dobre zgłoszenie w procesie call for papers?

Jeśli chcemy wystąpić na konferencji i nie zostaliśmy osobiście zaproszeni przez organizatora albo Radę Programową, żeby dostać się do grona prelegentów, musimy przejść z sukcesem przez proces „call for papers”. W tym wpisie chciałbym przekazać garść porad, które mogą pomóc zrobić lepsze zgłoszenie i zwiększyć szanse na bycie zatwierdzonym.

• Wielu zgłaszających miesza treść zgłoszenia w ramach call for papers z jakąś formą intrygującego zaproszenia, jakie wyświetlili by uczestnikom. Zawierane są jakieś pokręcone, tajemnicze przekazy, które kompletnie nic nie mówią o tym, co będzie zawarte w prezentacji i zgłaszający nie daje sobie szansy. Rzadko w procesach call for papers jest czas na to, by zgłaszający mogli doprecyzować czy poprawić swoje zgłoszenie i ciekawe, ale enigmatyczne zapowiedzi po prostu odpadają.
• Rada Programowa potrzebuje bardzo konkretnego skrótu tego, co będzie zawarte w prezentacji. De facto najlepiej działają kilkuzdaniowe streszczenia tego, co ma się ochotę przekazać uczestnikom, kawa na ławę. Być może nie przekazalibyśmy tak skrótu swojej prezentacji uczestnikom konferencji (zrobilibyśmy „spoiler” całego sensu prezentacji), ale Rada Programowa przynajmniej wie, co akceptuje albo odrzuca. Warto też rozważyć nasycenie buzzwordami – moim zdaniem lepiej zadziała język naturalny niż co drugie słowo w zgłoszeniu z top10 gorących haseł tego sezonu (ale jeśli chcemy pokazać jakąś technikę, to zdecydowanie trzeba ją nazwać wprost, bo Rada może się nie domyśleć co mieliśmy na myśli).
• Zwłaszcza osoby zgłaszające case study mogą mieć intuicyjną pokusę do opisania na czym polegała dana sytuacja („wprowadziliśmy kanbana”, „mieliśmy problem z terminem”) ale zapominają o tym albo bardzo ogólnie wspominają, co będzie zaprezentowane jako wnioski, podpowiedzi na przyszłość dla uczestników konferencji („opowiem Wam czego się nauczyliśmy”). Osoby oceniające takie zgłoszenie kompletnie nie wiedzą, co będzie zaprezentowane…
• Z tego co widzę, zgłaszający dużą uwagę przywiązują do chwytliwego tytułu prelekcji. Na kreatywność w tym obszarze moim zdaniem będzie jeszcze czas (jeśli w ogóle jest ona potrzebna, bo to oddzielny temat), w ramach przygotowania zgłoszenia skupiłbym się na dopracowaniu konkretnego jednego przekazu, jaki chcemy zawrzeć. Jakie jedno zdanie idealnie podsumuje to, czym ma być ta prezentacja? Jakie podsumowanie powinni wynieść z tej prezentacji uczestnicy, jakie jedno zdanie opowiedzą swoim kolegom w przerwie po twoim wystąpieniu, gdy będą odpowiadali na pytanie „jak było na tym ostatnim talku”?
• Czasem zgłaszający mają ochotę zawrzeć w jednym zgłoszeniu całą swoją wiedzę albo opowiedzieć całą historię swojego zespołu czy firmy. Nie jest zbytnio wykonalne w ramach formatu prezentacji konferencyjnej (rzadko są one dłuższe niż 30 minut). Warto dopracować swój przekaz, myśl jaką chcemy opowiedzieć, do jednego konkretnego punktu, jednej konkretnej techniki czy dosłownie garstki wniosków z wykorzystania jakiegoś podejścia. Umiejętność syntezy i selekcji najważniejszych rzeczy dobrze świadczy o zgłaszającym (daje szansę, że będzie zwięzły i konkretny), pomaga dobrze zrozumieć, co chce przekazać i daje też szansę, że porządnie potraktuje ten konkretny temat, a nie będzie się ślizgał po powierzchni wielu zagadnień (nie wychodząc poza ogólniki albo wręcz banały).
• Jeśli w ramach powyższego punktu wychodzi nam pokusa zgłoszenia jednej bardzo napakowanej prezentacji, rozważmy czy by nie zgłosić większej liczby zgłoszeń. Jeśli mamy kilka lat doświadczeń, być może nadają się one na kilka zgłoszeń i damy szansę Radzie Programowej na selekcję spośród nich tego, co najlepiej pasuje do programu (a może jest najbardziej wyjątkowe na tle innych tematów już do programu zaakceptowanych). Ale przestroga przy tym punkcie – nie zgłaszajmy zbyt wielu różniących się propozycji, to może przynieść skutek odwrotny i dać do zrozumienia Radzie, że nie mamy jakiejś konkretnej rzeczy, w której się specjalizujemy albo jest naszym najmocniejszym doświadczeniem.
• W ramach selekcji tego, co chcemy zgłosić warto też przemyśleć to, co będzie interesujące dla uczestnika konferencji. Czasem osoby z doświadczeniem czy jakąś ekspercką wiedzą wpadają w pułapkę chęci opowiadania o swoich własnych fascynacjach zamiast dopasować komunikat do odbiorcy. Ogólniej mówiąc – mów to, co interesuje odbiorców a nie to, co Ty chcesz żeby ich interesowało. I pod tym kątem warto przemyśleć swoje zgłoszenie (zwłaszcza jeśli zgłaszając się mamy też własne intencje takie jak promowanie swojego pracodawcy czy swojej marki osobistej).
• W ramach przygotowania przekazu jaki chcemy zawrzeć warto swoją pierwszą wersję zgłoszenia porównać z programem poprzednich edycji. Jak na tle innych wystąpień z poprzednich lat wygląda moje zgłoszenie? Może identyczna prezentacja już była przekazana przez inną osobę (to jeszcze nie znaczy odrzucenia, ale może wtedy trzeba będzie w jakiś szczególny sposób pokazać różnicę mojej prelekcji)? Może moje zgłoszenie jest na zbyt podstawowym poziomie? Może to, co planuje jest zbyt obszerne, prezentacje w zeszłym roku były bardzo punktowe? Ogólnie mówiąc porównanie się do zeszłorocznych edycji nie musi dawać jednoznacznych podpowiedzi (bo czasem niektóre tematy są gorące przez parę lat, czasem organizatorzy decydują się na coś odstającego od przyjętej normy), ale mogą nam dać do myślenia jak się lepiej dopasować i zwiększyć naszą szansę na zakwalifikowanie. Przede wszystkim zeszłoroczne programy mogą pokazać jakie rzeczy zostały uznane przez organizatorów za ciekawe by dołączyć je do programu.
• Jeśli w ramach procesu zgłoszeń umożliwione jest dołączenie filmu z krótkim przedstawieniem tego, co będzie zawarte w prezentacji, warto skorzystać i go przygotować. Zwłaszcza osoby mniej rozpoznawalne dla organizatorów danej konferencji dzięki filmikowi mogą pokazać cały pakiet swoich umiejętności prezentacyjnych (wysławianie się, mowa ciała, płynność przekazu, poziom języka angielskiego, charyzma). To jest oczywiście kawał roboty, żeby taki krótki wstęp zrobić – ale jeśli dopiero zaczynamy, to bez wykonania tej pracy może nam się nie udać, osoby układające program konferencji rzadko są skłonne do ryzyka wprowadzenia osób, które nie są sprawdzone jako prelegent (słabsi prelegenci w programie mocno wpływają na ocenę konferencji jako całości).
• Nie ma szans zostać zakwalifikowane zgłoszenie niechlujne, zawierające błędy językowe albo niedokończone. Warto uwzględnić, że Rada Programowa najczęściej przegląda kilkadziesiąt zgłoszeń i niestaranne zgłoszenia na tle pozostałych bardzo kłują w oczy, dają bardzo proste podstawy do tego, by obniżać ocenę albo sprawiać wrażenie niepoważnego traktowania zgłoszenia. Warto dać swoje zgłoszenie do przeczytania innej osobie, które wskaże nam ew. potknięcia językowe, niejasności w formułowaniu myśli.
• W związku z powyższym warto też się zastanowić, czy zaczynanie kariery konferencyjnej od zgłoszenia się w procesie CFP na duże wydarzenia to najlepszy pomysł (pisałem o tym we wpisie Jak zacząć występowanie publiczne?). Jeśli mamy już wcześniejsze doświadczenia w jakimkolwiek występowaniu publicznym, warto wskazać je w zgłoszeniu, jeśli formularz zgłoszeniowy na to pozwala, warto zamieścić też feedback, jakie otrzymaliśmy. Puste pole w doświadczeniach prezentacyjnych prawdopodobnie oznacza minimalne szanse kwalifikacji, więc zacząłbym od zgłoszenia się do organizatorów lokalnej społeczności zwinnej – oni są zawsze bardzo otwarci na nowe próby wystąpienia.

Wpis ten powstał na bazie moich doświadczeń z osobistym zgłaszaniem prezentacji, ale też przede wszystkim na bazie doświadczeń z dwóch poprzednich lat bycia członkiem Rady Programowej konferencji Agile By Example. Do 30 czerwca trwa tegoroczny proces call for papers i call for trainers, zachęcam do spróbowania swoich sił https://agilebyexample.com/speak-at-abe/.